抵当権抹消登記の必要書類を紛失した場合どうする？
住宅ローン完済後に行う抵当権抹消登記では、金融機関から交付される書類の一式（抵当権解除証書、登記識別情報通知書、委任状など）が必要です。もし全てを紛失してしまった場合は、まず金融機関へ再発行を依頼します。再発行には日数がかかることも多く、登記手続きが遅れる原因となります。紛失に気づいたら早めに司法書士へご相談ください。専門家が必要書類の確認や再発行の手配をサポートし、スムーズな抵当権抹消登記を実現します。
抵当権抹消登記のことなら何でも千葉県松戸市の高島司法書士事務所（松戸駅東口徒歩1分）にご相談ください。当事務所へのご相談は予約制ですので、ご相談予約・お問い合わせのページをご覧になって事前にご連絡くださいますようお願いいたします。
1．必要書類を紛失した場合の手続き
抵当権抹消登記に必要な書類には、金融機関などから再発行してもらえる書類と、再発行が不可能な書類があります。
書類を紛失していることに気付いたら、まず金融機関などへ再発行を依頼します。そして、再発行された書類に加えて登記申請書を作成し、法務局へ登記申請を行うことになります。
（再発行できる書類）
登記原因証明情報となる抵当権解除証書・抵当権放棄証書など、および抵当権者（登記義務者）の委任状については再発行が可能です。なお、住宅ローンの完済時と登記義務者の代表者（代表取締役など）が変更になっている場合は、現在の代表者名義による登記原因証明情報および委任状を新たに発行してもらうことになります。
（再発行が不可能な書類）
抵当権についての登記識別情報通知（または登記済証）は、紛失してしまった場合に再発行することはできません。この場合に抵当権抹消登記を行うには、法務局による事前通知制度を利用することができます。以下に事前通知による登記の流れを示しますが、司法書士に依頼せずに手続きを行うのは困難と考えられますので、あくまでも参考としてご覧ください。
事前通知による抵当権抹消登記の流れ
・登記済証（または登記識別情報通知）を紛失している場合には、法務局の事前通知制度を利用できます。これは、登記済証（または登記識別情報通知）を提供せずに抵当権抹消登記を申請すると、法務局から登記義務者（抵当権者）に通知書が送付され、その通知が返送されることで登記が実行される制度です。
・登記申請の際には、登記義務者（抵当権者）の委任状が必要であり、そこには会社実印による押印をしなければなりません。また、この会社実印に関する印鑑証明書も必要です（ただし、申請情報に会社法人等番号を記載すれば添付を省略できます）。その他の必要書類は、通常の抵当権抹消登記と変わりません。
2．抵当権抹消登記の必要書類
必要書類全般については「抵当権抹消登記の必要書類」で詳しく解説していますが、このページでは書類を紛失していることを前提に、住宅ローン完済時にどんな書類が交付されていたかについての解説をします。
抵当権抹消登記を行うために最低限必要なのは、登記原因証明情報、登記識別情報通知（または登記済証）、委任状です。なお、会社法人等番号については、書類を紛失している場合でも自分で確認することが可能です。
会社法人等番号の調べ方
国税庁の法人番号公表サイトで13桁の法人番号を調べます。そして、この法人番号（13桁）から、最初の数字を除いた12桁の番号が会社法人等番号です。
例：独立行政法人住宅金融支援機構
法人番号 20100-05-011502
会社法人等番号 0100-05-011502
(1) 登記原因証明情報
金融機関などから交付される書類のうち、登記原因証明情報となるものは大きく分けて次の3通りです。
・解除証書（放棄証書）などを新たに作成する場合
抵当権抹消登記を行うにあたり、「抵当権解除証書」や「抵当権放棄証書」といった表題の書面が新たに作成されるケースです。この場合、登記原因証明情報である抵当権解除証書（または抵当権放棄証書）のほかに、登記識別情報通知（または登記済証）が必要書類となります。
抵当権解除証書
千葉県松戸市松戸○番地
○○ ○○ 殿
令和○年○月○日 千葉法務局松戸支局 受付第×××××号 をもって登記された下記の不動産に対する抵当権を解除しました。
原因 令和○年○月○日 解除
令和○年○月○日
千葉市稲毛区稲毛東○丁目○番○号
○○保証株式会社
代表取締役 ○○ ○○ （印）
不動産の表示
（省略）
・抵当権設定契約証書などを流用する場合
抵当権を設定する際に作成された「抵当権設定契約証書」といった表題の書面に、「本契約は解除しました」などの追記がされているケースです。たとえば、抵当権設定契約証書に次のようなスタンプが押印されているものがよく利用されます。
この場合、
- 抵当権設定契約証書が登記原因証明情報と登記済証を兼ねる場合
- 抵当権設定契約証書が登記原因証明情報となり、別途、登記識別情報通知が必要となる場合の2通りがあります（どちらに該当するかは、抵当権設定時に交付されているのが登記済証か登記識別情報通知かによります）。
・登記原因証明情報を新たに作成する場合
抵当権抹消登記を行うにあたり、「登記原因証明情報」という表題の書面が新たに作成されるケースです。この登記原因証明情報を添付した場合、登記完了後に原本還付を受けることはできません（法務局による「不動産登記のよくあるご質問等」の「申請書に添付する書類は原本でなければならないのですか？」 に「いわゆる報告的な登記原因証明情報は原本還付されません」と解説されています）。
登記原因証明情報
１ 登記申請情報の要項
（１）登記の目的 所有権移転
（２）登記の原因 令和 年 月 日弁済
（３）当事者 権利者 Ａ
義務者 Ｂ
（４）不動産の表示 （省略）
２ 登記の原因となる事実又は法律行為
（１）令和○年○月○日、ＢはＡに対し、本件不動産上の抵当権の被担保債権である平成○年○月○日付金銭消費貸借契約に基づく債務の全額を弁済した。
（２）よって、同日、本件抵当権は被担保債権の消滅により消滅した。
令和○年○月○日
東京都千代田区大手町一丁目○番○号
○○保証株式会社
代表取締役 ○○ ○○ （印）
(2) 登記識別情報通知書（または登記済証）
抵当権設定登記が完了した際には、登記識別情報通知または登記済証のいずれかが交付されています。
どちらが交付されているかは抵当権が設定された時期によって決まりますが、目安は次のとおりです。
- 平成17年3月より前 ･･･ 登記済証
- 平成17年3月から平成20年7月まで ･･･ 登記識別情報通知または登記済証
- 平成20年7月以降 登記識別情報通知
平成17年3月7日に新不動産登記法が施行されています。その後に抵当権設定登記が行われた場合には、登記識別情報通知が交付されることとなっていきますが、新法施行と同時にすべての登記所で登記識別情報が通知されるようになったわけではありません。
平成17年3月7日に新不動産登記法が施行されました。その後に抵当権設定登記が行われた場合には、登記識別情報通知が交付されることになります。ただし、新法施行と同時にすべての登記所で登記識別情報通知が通知されるようになったわけではありません。
登記識別情報通知が交付されるのは、オンライン庁として指定された法務局です。平成17年3月には、さいたま地方法務局上尾出張所が最初のオンライン庁に指定され、その後、平成20年7月にすべての法務局がオンライン指定庁となりました。
たとえば、千葉地方法務局松戸支局がオンライン指定庁となったのは平成18年12月4日ですが、柏支局はそれよりも前の平成18年2月27日に指定されています。
したがって、平成17年3月から平成20年7月までの間に抵当権設定登記がされている場合には、登記識別情報通知または登記済証のいずれかが交付されていることになります。各法務局がオンライン指定庁となった時期については、下記のサイトで確認できます。
(3) 抵当権者（登記義務者）の委任状
抵当権抹消登記において登記義務者となる抵当権者（金融機関）などから交付される委任状です。抵当権者の代表者名義で作成されています。
株式会社である銀行などでは、代表取締役のほか支配人により委任状が作成されることもあります。また、独立行政法人住宅金融支援機構では、代理人による委任状が交付されるケースが多いと思われます。
書類を紛失して再発行を依頼する場合には、その時点での代表取締役・支配人・代理人などによって委任状が交付されます（すでに退任している代表取締役などが委任状を作成することはできません）。
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